gesetzl. Rechnungen
Gutschrift ist nicht gleich Gutschrift
Zum 1.7.2013 wurde in 14, Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) der Punkt 10 neu eingefügt. Dieser bestimmt, dass der Begriff "Gutschrift verwendet werden muss wenn eine Gutschrifterteilung durch den Leistungsempfänger gemäß 14, Abs. 2, Satz 2 UStG vorgesehen ist. Das kann Auswirkungen auf die kaufmännische Gutschrift haben, die bisher üblicherweise zur Rechnungskorrektur ausgestellt wurde.
Reklamierte ein Kunde bei seinem Lieferanten eine fehlerhafte Rechnung so erhielt er bisher meist einen Korrekturbeleg, der mit der Bezeichnung "Gutschrift" versehen war. Durch das zum 1.7.2013 geänderte UStG muss ein Unternehmer nun künftig befürchten, dass er die in dieser Rechnung enthaltene Mehrwertsteuer schuldet, da diese Begrifflichkeit nun vom Gesetzgeber möglicherweise (ungewollt) für das "rechnungsersetzende" Gutschriftverfahren reserviert worden ist.
Um bei einer USt-Prüfung nicht von dieser Änderung überrascht zu werden, empfehlen wir eine saubere Trennung der Begriffe bei den verschiedenen Belegarten. Bekanntlich schaut ein Prüfer zunächst auf die formellen Eigenschaften einer Rechnung wie sie in 14, Abs. 4 UStG beschrieben sind. Beispielsweise könnten Sie Korrekturbelege für fehlerhafte Rechnungen künftig nicht mehr als "Gutschrift sondern z.B. als "Rechnungsgutschrift oder "Rechnungskorrektur bezeichnen. Bitte klären Sie den von Ihnen künftig verwendeten Begriff mit Ihrem Steuerberater.
Da die meisten Anwender von Office Line und Classic Line/Sage New Classic unsere Vorlagen für Rechnungen individuell verändert haben, müssen sie durch einen sachkundigen Mitarbeiter oder Ihren Business Partner entsprechend angepasst werden, wenn Sie Handlungsbedarf aufgrund des neuen UStG sehen. Wie Sie Ihre Belegarten in diesem Punkt verändern können werden wir in zwei Artikeln unserer Wissensdatenbank beschreiben.
Nachtrag
BMF trifft Klarstellung zur Gutschrift
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 25.10.2013 ein Schreiben an die obersten Finanzbehörden der Länder veröffentlicht. Das Schreiben befasst sich mit den seit Juli 2013 geltenden Änderungen der 14 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) bezüglich der Ausstellung von Rechnungen, insbesondere der sogenannten "rechnungsersetzenden Gutschrift . Die Neuregelung hatte Diskussionen ausgelöst, ob der Begriff "Gutschrift für die Korrektur einer Rechnung künftig überhaupt noch verwendet werden darf. Einzelne Finanzämter hatten dazu unterschiedliche Auskünfte erteilt.
Wir hatten empfohlen, statt von einer Gutschrift von Rechnungsgutschrift oder Rechnungskorrektur zu sprechen. Nun hat das BMF hierzu eine Klarstellung getroffen. In seinem Schreiben heißt es wörtlich: "Die im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete Stornierung oder Korrektur der ursprünglichen Rechnung als Gutschrift (sog. kaufmännische Gutschrift) ist keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Wird in einem solchen Dokument der Begriff "Gutschrift verwendet, obwohl keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne nach 14 Abs. 2 Satz 2 UStG vorliegt, ist dies weiterhin umsatzsteuerrechtlich unbeachtlich. Die Bezeichnung als "Gutschrift führt allein nicht zur Anwendung des 14c UStG.
Mit seiner Klarstellung beendet das BMF alle Diskussionen um die richtige Bezeichnung einer Rechnungskorrektur. Es darf also weiterhin der Begriff "Gutschrift verwendet. Wer bereits seine Reporte entsprechend angepasst hat, sollte sich den Aufwand sparen auf die ursprüngliche Bezeichnung zurück zu gehen.
E-Rechnung vor Durchbruch
Die meisten Unternehmen tauschen seit vielen Jahren bereits Informationen per E-Mail mit Ihren Geschäftspartnern aus. Und seit im Juli 2011 eine Änderung des Umsatzsteuergesetzes die bis dahin vorgeschriebene Signatur beim elektronischen Rechnungsversand gekippt hat, sind auch die letzten vom Gesetzgeber errichteten technischen Hürden beseitigt. Denn nun steht im Gesetz drin, dass eine elektronische Rechnung analog einer Papier-Rechnung zu behandeln ist. Beide Formen einer Rechnung sind einander gleich gestellt. Es gibt nur noch eines zu beachten: Die elektronische Rechnung muss wie eine Papierrechnung im Orginal aufbewahrt werden, d.h. elektronisch!
Genau diese Anforderung ist es, die viele Unternehmen vor einer Umstellung auf den voll-elektronischen Dokumentenaustausch noch zurück schrecken läßt. Mancher Buchhalter möchte lieber ein Papierdokument auf dem manuell ein Buchungsvermerk aufgebracht werden kann. So drucken viele die elektronisch erhaltene Rechnung aus was grundsätzlich erlaubt ist. Wird allerdings die E-Mail oder die angehängte PDF-Rechnung anschließend auf dem Rechner gelöscht, verstößt man gegen die steuerrechtlichen Vorschriften. In diesem Punkt ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung gegenüber benachteiligt. Denn ein nachträgliches Digitalisieren von Papierunterlagen, deren Ablage in einem elektronischen Archivsystem und das Schreddern der Papiere sind zulässig.
Das hier an den Tag gelegte Verhalten vieler Buchhalter ist umso verwunderlicher, wenn man bedenkt, dass der eigentliche Nutzen einer elektronischen Rechnung nicht auf Seiten des Versenders sondern auf der des Empfängers liegt. Führt man einen Kostenvergleich durch, so ist die Einsparung auf Empfängerseite vier bis zehn Mal höher als beim Ersteller der Rechnung. Der spart vielleicht nur ein bis zwei Euro pro Rechnung.
Den größten Hebel zur Einsparung hat man dann, wenn die elektronische Rechnung automatisch weiter verarbeitet werden kann. Eine Initiative, die sich diesem Ziel verschrieben hat, ist das Forum elektronische Rechnung in Deutschland. Mit ZUGFeRD steht seit Mitte 2013 ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen zur Verfügung. Dabei werden in eine PDF-Rechnung zusätzlich die Daten in einem standardisierten XML-Format eingebettet. Der Empfänger einer solchen Rechnung kann nur das PDF verarbeiten oder er nutzt zusätzlich die ZUGFeRD-Daten, um damit automatisiert Rechnungseingänge oder Buchungen zu erstellen. Das Projekt wird auch von der Bundesregierung unterstützt, die ZUGFeRD gerne als europaweites elektronisches Rechnungsformat durchsetzen möchte. Deutsche Behörden und öffentliche Einrichtungen sollen in Zukunft mit Rechnungen im ZUGFeRD-Format ihre Kosten senken.
