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Kontoauszug der Bank als PDF aufbewahren?

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse schreitet unaufhaltsam weiter. Viele Banken bieten inzwischen kostenlose Kontoauszüge nur noch elektronisch z.B. als PDF-Dokument an. Wer die Bewegungen auf seinem Geschäftskonto als Ausdruck benötigt zahlt dafür Gebühren. Doch wie ist das eigentlich steuerrechtlich zu beurteilen? Sind PDF-Kontoauszüge dem Ausdruck auf Papier gleich gestellt?
Die Deutsche Kreditwirtschaft (DK) setzt sich schon seit längerer Zeit für den elektronischen Kontoauszug ein. Zuletzt hat sie im April 2014 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) die steuerrechtliche Anerkennung von elektronischen Kontoauszügen im PDF-Format gefordert. Die DK weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass Kontoauszüge, die eine Rechnung im Sinne des §14 UStG sind, seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 und dem daraus folgenden BMF-Schreiben vom 2.7.2012 bereits von der Finanzverwaltung anerkannt werden. Da es sich bei den meisten Kontoauszügen gewöhnlich aber nicht um Rechungen handeln würde, sei nicht nachvollziehbar, wieso diese momentan noch höhere steuerliche Anforderungen erfüllen müssten als Rechnungen. Daher fordert die DK, dass Kontoauszüge auch im PDF-Format versandt und archiviert werden dürfen. Im Gegenzug seien die Banken bereit, Firmenkunden, die erstmals elektronische Kontoauszüge bezögen, auf deren Verantwortlichkeiten bzgl. der neuen GoBD hinzuweisen. Falls ein Verdacht auf Manipulation der Kontoauszüge bestehen würde, wären die Banken bereit, bis zu zehn Jahre zurückliegende Kontoumsätze den Finanzbehörden bereit zu stellen. So nachzulesen in einer Eingabe der DK an das BMF.
In seiner Antwort vom 24.7.2014 schreibt das BMF, dass die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder beschlossen hätten, ab sofort auch elektronische Kontoauszüge als Buchungsbeleg anzuerkennen. Dazu müsste aber der Unternehmer (Steuerpflichtiger) den elektronischen Kontoauszug beim Eingang auf Richtigkeit prüfen und dieses Verfahren dokumentieren/protokollieren.
Das Angebot der Banken bis zu zehn Jahre zurückliegende Kontoumsätze im Fall eines Manipulationsverdachts zur Verfügung zu stellen, haben die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder gerne aufgenommen. Sie regen an, dass Kreditinstitute generell ihren Kunden für einen Zeitraum von zehn Jahren kostenlos eine Zweitschrift der Kontoauszüge erstellen. So könne verhindert werden, dass im Rahmen einer Betriebsprüfung fehlende Auszüge nicht nachgeliefert bzw. verdächtige Buchungsbelege nicht durch die Zweitschrift entkräftet werden können. Die Aufbewahrungsdauer der Daten zu den elektronischen Kontoauszügen von zehn Jahren müsse daher auch in Fällen eines Bankwechsels gelten.
Der Bankenverband weist darauf hin, dass sich die Deutsche Kreditwirtschaft in Kürze zur geforderten Protokollierung beraten und dann ggfls. ein erläuterndes Schreiben veröffentlichen wird.

GoBD lösen GoBS ab

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat im Frühjahr 2014 einen neuen Entwurf der “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) vorgelegt. Es wird erwartet, dass das Schreiben im Sommer 2014 veröffentlicht wird.
Angesichts immer neuer Fragen zur digitalen Buchführung, drängten Wirtschaftsunternehmen und ihre Verbände schon seit einiger Zeit darauf, das bisherige Regelwerk der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu modernisieren. Der Gesetzgeber solle es an die rasante Entwicklung der IT in den letzten Jahren anpassen. Dazu hatte die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) bereits in mehrjähriger Arbeit einen Vorschlag, die GoBIT (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-Einsatz) erarbeitet. Leider wurde dieses Dokument in dem vom BMF im Frühjahr 2013 vorgelegten ersten Entwurf der GoBD kaum berücksichtigt. Die GoBD sollen die GoBS, die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung zusammenfassen.
Die Wirtschaft und ihre Verbände kritisieren nun seit der Veröffentlichung des ersten Entwurfs, dass die GoBD mehr die Belange der Finanzbehörde berücksichtigt als die der Unternehmen. Teilweise geht das geplante Schreiben über die gesetzlichen Grundlagen wie Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB) hinaus. Tatsächlich formuliert das BMF mit der GoBD die Anforderungen an ERP-Systeme rein aus steuerrechtlicher Sicht.
Das Schreiben, das unmittelbar nach seiner Veröffentlichung Rechtskraft erlangt, beinhaltet neben konkreten Festlegungen auch “Compliance Prinzipien”, die aus Sicht der Steuerverwaltung durch Unternehmen beim Führen der Buchhaltung einzuhalten sind. Dazu gehören Begriffe wie Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit sowie Aufbewahrung und Datenzugriff. Daneben kann nun erstmals bei Fehlen einer Verfahrensdokumentation für Abläufe mit Bezug zur Buchhaltung die Ordnungsmäßigkeit bei einer Betriebsprüfung in Zweifel gezogen werden.
Grundsätzlich sind die GoBD zwar zu begrüßen. Problematisch bleiben aber vor allem die zahlreichen unbestimmten Rechtsbegriffe, die es in der Praxis baldmöglichst zu klären gilt. Darüber hinaus fehlen bei einigen Regeln die Konsequenzen bzw. Folgen, wenn der Betriebsprüfer einen Verstoß gegen die GoBD feststellt. Auch wird an manchen Stellen ein Regelfall beschrieben, es wird aber leider versäumt, auf die Ausnahmen einzugehen. Die Verweise auf viele alte BFH-Urteile, teilweise aus den 60er Jahren des letzten Jahrhunderts, hinterlassen darüber hinaus nicht den Eindruck, dass in den GoBD tatsächlich der aktuelle Stand der Technik berücksichtigt wird.